Hoy en día nos enfrentamos a un crecimiento acelerado en todos sentidos; las comunicaciones, el comercio, la población, la economía, la industria… y de igual manera, las organizaciones.
¿Pero qué sucede cuando una organización comienza a crecer aceleradamente?
Seguramente las organizaciones en este proceso de crecimiento acelerado cuentan con mayores ventas, mayor producción, mayores ingresos, más personal y ¡ahí comienza el desorden!
La necesidad de personal para satisfacer este crecimiento acelerado presiona al empresario a delegar, con sentido de urgencia, tareas a diestra y siniestra al colaborador más cercano a su escritorio, al empleado más sobresaliente aun cuando éste no cuente con el perfil para la tarea asignada y a contratar al “mejor postor” que, con toda seguridad, se irá entrenando “sobre la marcha”.
Por supuesto la empresa no puede parar, los pedidos crecen, las fechas límite de entrega se aproximan, las líneas de producción “establecidas” paran para atender el proyecto entrante porque urge y TODOS los colaboradores deberán trabajar a la par para cumplir sus tareas; ¿cuáles? las que corresponda en ese momento porque ¡hay que sacar el trabajo!
Cuando el empresario toma un minuto para observar la empresa, descubre que el trabajo no se está entregando con la calidad necesaria, tampoco se entrega en las fechas acordadas, existen “retrabajos”, el personal labora horas extra, la merma se incrementa, la rotación de personal crece, todos hacen “de todo” ¡la operación diaria se está saliendo de control… existe un caos interno!
Es justo en este momento cuando se deberá poner una pausa (sí, una pausa, aunque “urjan” las entregas) y valorar la importancia de los procesos dentro de una organización, mismos que jamás se pensó tener, porque, como generalmente sucede, estamos enfocados en las VENTAS y la OPERACIÓN diaria.
¿Por qué son tan importantes los procesos?
Porque al momento de existir procesos claros, bien definidos y documentados para cada una de las áreas dentro de la organización, el trabajo fluirá con mayor rapidez, se disminuirá el “retrabajo”, se eliminará la duplicidad de funciones, la rotación de personal bajará, la merma también disminuirá y por lo tanto, mejorará la PRODUCTIVIDAD DEL PERSONAL, la calidad y tiempos de entrega y en consecuencia, se INCREMENTARÁN LAS VENTAS.
¿Cómo podemos lograrlo?
1 Macroproceso: En primer lugar, se deberán identificar claramente las áreas que conforman la organización (administración, finanzas, operaciones, producción, recursos humanos, ventas, etc.) y sus procesos principales, ya sean estratégicos, de negocio o de soporte.
2 Mapeo: Dentro de cada área se llevará a cabo un mapeo individual de las funciones de cada integrante que conforma dicha área, definiendo con claridad, paso a paso, el PROCESO a seguir de sus funciones, líneas de mando y relación con y entre las demás áreas de la organización.
3 Documentación: Una vez mapeados los procesos por área y determinado el procedimiento a seguir, esta información se documenta en un Manual claro, gráfico y específico de las funciones que cada área deberá realizar.
4 Implementación: Este paso es clave para el éxito de los procesos. En este punto, se comunicará al personal la entrada en vigor de los procesos, se explicará a cada área cuál es su responsabilidad y se entregará un ejemplar a cada empleado, con el fin de contar con un documento de consulta.
Beneficios:
A Claridad en las funciones de cada integrante (qué debo hacer, cómo debo hacerlo, cuándo debo hacerlo).
B Líneas de mando definidas (a quién le reporto, cómo le reporto, cada cuándo le reporto).
C Claridad en la interrelación entre las áreas (la importancia e impacto de mi trabajo en las demás áreas de la empresa).
D Medición: Al existir claridad en las funciones de cada integrante de la empresa, será muy sencillo MEDIR su desempeño laboral, ya que cada cual conoce: qué, cómo y cuándo de sus funciones y por ende las retribuciones serán equitativas y acorde a los resultados individuales de cada integrante.
En conclusión, la importancia de contar con procesos definidos, documentados y comunicados al personal dentro de una organización, traerá en consecuencia un mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales de la empresa y coadyuvará al logro de los objetivos.
Rafael Ornelas
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